Borç Takip Çizelgesi Google Sheets Şablonu

Borç Takip Çizelgesi Google Shets Şablonu ile tedarikçi ödemelerinizi kolayca yönetebileceksiniz. Tedarikçi faturalarını takip etmek, ödeme son tarihlerini izlemek ve düzenli finansal kayıtlar tutmak isteyen küçük işletmeler, muhasebeciler ve muhasebe uzmanları için tasarlanmıştır. Satıcılar Hesaplarınızı (320 nolu hesaplar) bu şablon sayesinde kolayca izleyebilirsiniz.

Bu ödeme takip şablonu, manuel hesaplamaları ortadan kaldırır ve gecikmiş ödemelerin riskini azaltır. Fatura ayrıntılarını bir kez girin, şablon otomatik olarak vade tarihlerini ve ödenmemiş bakiyeleri hesaplar. Önceden oluşturulmuş formüller ve koşullu biçimlendirme, karmaşık muhasebe yazılımı olmadan borçlarınızı düzenli tutar.

Borç Takip Çizelgesi Şablonunun Özellikleri:

Şablonumuz tüm borç hesaplarınızı kolayca takip etmenizi sağlayacak:

• Fatura Yönetimi
• Satıcı bilgi alanları (ad, iletişim bilgileri, ödeme koşulları)
• Fatura numarası ve tarih takibi
• Satıcı başına birden fazla fatura için satır bazlı giriş
• Ödeme koşullarına göre vade tarihi hesaplamaları
• Yazdırılabilir Cari Ekstre formu
• Dashboard özeti

Borç Takip Çizelgesi Nasıl Kullanılır?

Şablon beş ana bölümden oluşuyor:

1. Menü
2. Tedarikçiler
3. Borç Defteri
4. Hesap Özeti
5. Dashboard

1. Menü

İlk olarak, menü bölümünden başlayabilrisiniz. Burada, navigasyon butonlarının yanı sıra, ayarlar bölümü de bulunmaktadır.

Ayarlar bölümünde, tedarikçi gruplarınızı veya kategorilerinizi listeleyin. Ardından, vade tarihinden önce ”yaklaşan fatura uyarısı” gün sayısını ayarlayın.

Şimdi, butonlar yoluyla Borç Takip Çizelgesi Şablonunu ayrıntılı olarak inceleyebilirsiniz.

2. Tedarikçi listesi

Bu bölümde, tedarikçilerinizi veya satıcılarınızı Telefon, Adres, İrtibat Kişisi, Banka Bilgileri vb. gibi ilgili bilgilerle birlikte listeleyeceksiniz.

Bu liste, bir sonraki bölümde açılır menü olarak kullanılacaktır.

Faturaları ve ödemeleri ekledikten sonra, her bir satıcı için Açık Bakiye hesaplanacaktır. Böylece, ödemelerinizin durumunu izlemek için her bir tedarikçinin Açık Bakiye rakamlarını görebilirsiniz.

3. Borç Kayıt Defteri / Satıcılar Hesapları

Bu, şablonun ana kayıt bölümüdür. Faturalarınızı ve ödemelerinizi burada kaydedeceksiniz.

Bu nedenle, önce faturalarınızı listeye ekleyeceksiniz:

Tedarikçiyi seçin, ardından Fatura Numarasını ve Tarihini ekleyin, ayrıca Fatura Son Ödeme Tarihi ve Tutarı belirleyin.

Ardından, ödemeleri aynı satıra kaydedebilirsiniz:

Ayrıca, buraya kısmi ödemeleri de girebilirsiniz. Ödeme tarihini ve ödenen tutarı kaydedin. Şablon, Ödenecek Bakiye tutarını hesaplayacak ve Fatura Durumunu gösterecektir.

Ayrıca, Uyarı sütunu, Vadesi Geçmiş ve Yaklaşan vade tarihlerini gösterecektir.
Son olarak, Borç Defteri sayfasında, analizinizi daraltmak için filtreler bulunur. İstediğiniz zaman birden fazla seçenek seçebilirsiniz.

4. Hesap Özeti / Cari Ekstre

Çoğunlukla, mevcut bakiye konusunda mutabık olup olmadığınızı teyit etmek için tedarikçilerinize göndermek üzere hesap özetine ihtiyacınız olacaktır.

Bu şablonlar cari ekstrelerinizi tek tıkla hazırlayabilirsiniz. Tek yapmanız gereken, açılır listeden tedarikçiyi seçmektir. Seçilen tedarikçiye ait tüm işlemler ekstrede görünecektir.

Bu, yazdırılabilir ve özelleştirilebilir bir Cari Ekstre şablonudur.. Logoyu ve renk paletini işinize göre değiştirebilirsiniz.

5. Dashboard

Son olarak, tüm satıcı ödemelerini analiz etmek için bir Kontrol Paneli’ne sahip olacaksınız. Özet bölümünde şunlar gösterilecektir:

• Fatura numarası
• Fatura toplamı
• Ödeme Toplamı
• Ve Net Kredi

Ayrıca, profesyonel grafikler ile aylık Fatura ve Ödeme toplamlarını, Kategori Dağılımını ve Fatura Durumunu analiz edebilirsiniz.

Hepsi bu kadar!

İsterseniz ayda sadece 10 fatura işleyin, isterse yüzlerce tedarikçiyi yönetmek isteyin. Bu Borç Takip Çizelgesi şablonlu ödemelerinizi kolayca yönetmenizi sağlayacak. Bulut tabanlı erişim, ekibinizin ödeme durumunu her yerden güncelleyebileceği anlamına gelirken, yerleşik filtreler hangi faturaları önce ödeyeceğinize öncelik vermenize yardımcı olur.

Temel Özellikler ve Avantajlar

• Otomatik Hesaplamalar: Tüm formüller önceden yapılandırılmıştır. Şablon, fatura verilerini girdiğinizde toplamları, vade sürelerini ve ödenmemiş bakiyeleri otomatik olarak hesaplar.
• Koşullu Biçimlendirme: Vadesi geçmiş faturalar kırmızı renkle vurgulanır. Yaklaşan vade tarihleri mavi renkle gösterilir. Görsel ipuçları, ödemeleri bir bakışta öncelik sırasına koymanıza yardımcı olur.
• Veri Doğrulama: Açılır menüler, ödeme durumu, satıcı adları ve ödeme yöntemleri arasında tutarlı veri girişi sağlar. Hataları azaltır ve raporlamayı doğru hale getirir.
• Bulut Tabanlı Erişim: İnternet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan AP verilerinize erişin. Uygun izin ayarlarıyla birden fazla ekip üyesi aynı anda görüntüleyebilir veya düzenleyebilir.
• Yazılım Kurulumu Gerekmez: Tamamen Google E-Tablolar’da çalışır. Ek yazılım için indirme, kurulum veya abonelik ücreti gerekmez. Sadece ücretsiz bir Google hesabı yeterlidir.
• Ölçeklenebilir Tasarım: Birkaç satıcıyla başlayın ve yüzlerce satıcıya kadar ölçeklendirin. Şablon yapısı, performans sorunları olmadan artan işlem hacimlerini yönetir.

Bu Şablonu Kimler Kullanmalı?

Küçük İşletme Sahipleri

Tüm satıcı faturalarını tek bir yerden takip edin. Ödeme son tarihlerini kaçırmayın veya faturaları kaybetmeyin. Tam zamanlı bir muhasebeci işe almadan, ödenecek hesapları düzenli tutun.

Muhasebeciler ve Muhasebe Uzmanları

Müşteri hesaplarını verimli bir şekilde yönetin. Müşterilere ödenmemiş yükümlülükler hakkında net raporlar sunun. Ay sonu kapanış süreçlerini kolaylaştırın.

Startup’lar ve Girişimciler

Yaklaşan ödeme yükümlülüklerini görünür kılıp nakit akışını kontrol edin. Mevcut fonlara göre tedarikçilere ne zaman ödeme yapacağınıza dair bilinçli kararlar alın.

Finans ekipleri

Departmanlar arasında ödeme onaylarını koordine edin. Tüm tedarikçi ödemeleri için denetim izleri tutun. Yönetim incelemesi için raporlar oluşturun.

Tedarikçilerle çalışan serbest çalışanlar

Alt yüklenicilere ve hizmet sağlayıcılara olan ödemeleri takip edin. İyi çalışma ilişkilerini sürdürmek için ödemelerin zamanında yapılmasını sağlayın.

Teknik Özellikler:

• Platform: Google E-Tablolar / Google Sheets
• Dosya Türü: Paylaşılabilir bağlantı (sınırsız kopya oluşturun)
• Uyumluluk: Masaüstü, tablet ve mobil cihazlarda çalışır
• Gereksinimler: Ücretsiz Google hesabı, internet tarayıcısı
• Formüller: Standart Google Sheets işlevleri kullanılarak önceden oluşturulmuştur
• Makrolar/Komut Dosyaları: Yok (sadece formüller bulunmakta, herhangi bir skript içermemektedir)
• Paylaşım: İzin denetimleriyle birden fazla kullanıcıyı destekler
• Dışa Aktarma Seçenekleri: Excel (.xlsx) veya PDF olarak indirin

Borç Takip Çizelgesinin Yaygın Kullanım Örnekleri

• Tekrarlayan Satıcı Faturalarını Yönetme

Standart ödeme koşullarıyla tekrarlayan satıcıları ayarlayın. Aylık faturaları hızlı bir şekilde kaydedin ve zaman içinde ödeme düzenlerini takip edin.

• Gecikme Ücretlerinden Kaçınma

Eskime raporu, yaklaşan vade tarihlerini vurgular. Cezalardan kaçınmak ve tedarikçilerle iyi ilişkiler sürdürmek için ödemeleri önceden planlayın.

• Ay Sonu Kapanışı

Ay sonu itibarıyla tüm ödenmemiş faturaları gösteren raporlar oluşturun. Mali tablolar için hesap borç bakiyelerini mutabakatlayın.

• Nakit Akışı Planlaması

Vade tarihine göre yaklaşan tüm ödeme yükümlülüklerini görüntüleyin. Faturaların ne zaman ödenmesi gerektiğine göre nakit ihtiyaçlarını planlayın.

• Tedarikçi Performans Analizi

Satıcı başına toplam harcamaları takip edin. En büyük tedarikçilerinizi belirleyin ve daha iyi pazarlık gücü elde etmek için harcama modellerini analiz edin.

• Denetim Hazırlığı

Tüm faturaların ve ödemelerin eksiksiz kayıtlarını tutun. Denetimler sırasında fatura numarası, satıcıya veya tarih aralığına göre arama yapın.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

• Borç Takip Çizelgesi Google Sheets Şablonunu Excel ile kullanabilir miyim?

Evet, Excel formatına aktarabilirsiniz. Bazı biçimlendirmelerde küçük ayarlamalar gerekebilir, ancak tüm formüller Excel’de çalışır.

• Kaç faturayı işleyebilir?

Şablon, binlerce fatura girişini verimli bir şekilde yönetir. Büyük veri kümelerinde bile performans hızlı kalır.

• Birden fazla kişi aynı anda erişebilir mi?

Evet, Google Sheets gerçek zamanlı işbirliğini destekler. Ekip üyeleri için farklı izin düzeyleri ayarlayın.

• Muhasebe bilgisine ihtiyacım var mı?

Borç hesapları hakkında temel bilgi sahibi olmak yardımcı olur, ancak şablon resmi muhasebe eğitimi almamış kullanıcılar için tasarlanmıştır.

• Müşteri desteği dahil mi?

Evet, kurulumla ilgili sorular ve sorun giderme için e-posta desteği sağlanmaktadır.

• Borç hesapları şablonunu özelleştirebilir miyim?

Elbette. Özel alanlar ekleyin, formülleri değiştirin veya düzeni özel gereksinimlerinize uyacak şekilde ayarlayın.

• Eğitim dahil mi?

Şablon içinde adım adım talimatlar verilmektedir. Alan tanımları, her sütuna hangi bilgilerin girilmesi gerektiğini açıklamaktadır.

Satıcılar (320) Hesapları Hakkında Bilgi Desteği

Borç Hesapları terminolojisi hakkında en sık sorulan soruların bazıları aşağıda yer almaktadır.

Satıcılar Hesabı nedir?

Satıcılar hesapları, işletmenizin kredi ile satın aldığı mal veya hizmetler için satıcılara ve tedarikçilere borçlu olduğu paradır. Fatura aldığınızda ancak henüz ödemediğinizde, bu tutar ödeme yapılana kadar borç hesaplarınızda kalır. 320 nolu bu hesaplar, kısa vadeli bir borç yükümlülüğünü temsil ettiği için bilançonuzda cari yükümlülük olarak görünür.

Satıcılar Hesapları Süreci nasıl işler?

Borç hesapları süreci birkaç adımdan oluşur:

1. Satın Alma Siparişi Oluşturma – İşletmeniz bir satıcıdan mal veya hizmet siparişi verir.
2. Mal/Hizmet Alımı – Sipariş ettiğiniz ürünleri veya hizmetleri alırsınız.
3. Fatura Alımı – Satıcı, ödeme için bir fatura gönderir.
4. Fatura Doğrulama – Faturayı satın alma siparişi ve teslimat belgesi ile karşılaştırırsınız
5. Fatura Onayı – Yetkili personel, ödeme için faturayı onaylar
6. Ödeme İşleme – Çek, ACH, banka havalesi veya kredi kartı ile ödeme yaparsınız
7. Kayıt Tutma – İşlem, muhasebe sisteminize kaydedilir

Satıcılar Hesapları ile Alıcılar Hesapları Arasındaki Fark Nedir?

Satıcılar hesapları, başkalarına borçlu olduğunuz paradır. Alıcılar hesapları ise başkalarının size borçlu olduğu paradır.

Satıcılar hesapları, şirketinizin tedarikçilere ve satıcılara ödeme yükümlülüğünü temsil eder. Bilançonuzda bir yükümlülük olarak gösterilir. AR ise, müşterilerin size teslim ettiğiniz ürünler veya hizmetler için borçlu olduğu tutarları temsil eder. Bilançonuzda bir varlık olarak gösterilir.

Şöyle düşünün: Kredi ile envanter satın aldığınızda, bu satıcılar hesabıdır. Müşterilere krediyle ürün sattığınızda, bu alıcılar hesabıdır.

Borç Hesapları Muhasebe Yetkilisi nedir?

Borç hesapları muhasebe yetkilisi, satıcı faturalarını ve ödemelerini işler ve yönetir. Sorumlulukları şunlardır:

• Gelen faturaları incelemek ve doğrulamak
• Faturaları satın alma siparişleri ve makbuzlarla eşleştirmek
• Fatura verilerini muhasebe sistemine girmek
• Vade tarihlerine ve nakit akışına göre ödemeleri planlamak
• Satıcılara yapılan ödemeleri işlemek
• Satıcı kayıtlarını ve iletişim bilgilerini tutmak
• Borç hesap özetlerini mutabakatlamak
• Satıcıların ödeme taleplerine yanıt verme
• Yönetim için AP yaşlandırma raporları hazırlama

Satıcılara Ödenecek Borçlar Devir Hızı Nedir?

Satıcılara ödenecek borçlar devir hızı, bir şirketin tedarikçilerine ne kadar hızlı ödeme yaptığını ölçen bir finansal orandır. Toplam tedarikçi alımlarının bir dönemdeki ortalama satıcılara ödenecek borçlara bölünmesiyle hesaplanır.

Formül:

Daha yüksek bir oran, tedarikçilere daha hızlı ödeme yapıldığını gösterir. Daha düşük bir oran, şirketin faturaları ödemek için daha uzun süre beklediğini gösterir. Bu metrik, nakit yönetimi verimliliğini ve tedarikçi ilişkilerinin sağlığını değerlendirmeye yardımcı olur.

Borçların Vade Dağılımı Raporu nedir?

Satıcılar hesabı vade dağılımı raporu, ödenmemiş faturaları ne kadar süredir ödenmemiş olduklarına göre sınıflandırır. Standart kategoriler şunlardır:

• Cari – Henüz vadesi gelmemiş faturalar
• 1-30 gün – Vade tarihi 1-30 gün geçmiş faturalar
• 31-60 gün – Vade tarihi 31-60 gün geçmiş faturalar
• 61-90 gün – Vade tarihi 61-90 gün geçmiş faturalar
• 90+ gün – Vade tarihi 90 gün geçmiş faturalar

Bu rapor, hangi faturaları öncelikle ödemeniz gerektiğini belirlemenize, nakit akışı sorunlarını tespit etmenize ve aşırı gecikmeleri önleyerek tedarikçilerle iyi ilişkiler kurmanıza yardımcı olur.

Borç Hesapları Takip Koşulları Nelerdir?

Borç hesapları koşulları, ödemenin ne zaman yapılması gerektiğini ve erken ödeme için geçerli olan indirimleri belirtir. Yaygın koşullar şunlardır:

• Net 30 – Fatura tarihinden itibaren 30 gün içinde ödeme yapılması gerekir
• Net 60 – Ödeme 60 gün içinde yapılmalıdır
• 2/10 Net 30 – 10 gün içinde ödenirse %2 indirim, aksi takdirde 30 gün içinde tam tutar ödenmelidir
• Fatura Alındığında Ödenecek – Fatura alındıktan hemen sonra ödeme beklenir
• EOM (Ay Sonu) – Ödeme ay sonunda yapılır
• COD (Teslimatta Nakit Ödeme) – Mallar teslim edildiğinde ödeme yapılır

Bu terimleri anlamak, nakit akışını yönetmenize ve erken ödeme indirimlerinden yararlanmanıza yardımcı olur.

Borç hesaplarında üçlü eşleştirme nedir?

Üçlü eşleştirme, ödemeyi onaylamadan önce üç belgeyi karşılaştıran bir doğrulama sürecidir:

• Satın Alma Siparişi – Sipariş ettiğiniz ürünler
• Teslim Alma Raporu – Gerçekte teslim aldığınız ürünler
• Satıcı Faturası – Satıcının size fatura ettiği tutar

Üç belge de miktar, fiyat ve açıklamalar açısından birbiriyle eşleşmelidir. Bu süreç, fazla ödeme, mükerrer ödeme ve dolandırıcılığı önler. Yalnızca sipariş ettiğiniz ve teslim aldığınız ürün ve hizmetler için ödeme yapmanızı sağlar.

Borç Hesapları Otomasyonu Nedir?

Borç hesapları otomasyonu, fatura işleme iş akışını kolaylaştırmak için yazılım kullanır. Otomatik sistemler şunları yapabilir:

• OCR teknolojisini kullanarak faturalardan veri çıkarabilir
• Faturaları elektronik olarak onay için yönlendirebilir
• Faturaları satın alma siparişleriyle otomatik olarak eşleştirebilir
• İstisnaları ve tutarsızlıkları işaretleyebilir
• Vade tarihlerine göre ödemeleri planlayabilir
• Elektronik ödemeler oluşturmak
• Raporlar ve analizler oluşturmak

Otomasyon, manuel veri girişini azaltır, işlem sürelerini hızlandırır, hataları en aza indirir ve nakit yükümlülüklerine daha iyi görünürlük sağlar.

Satıcı Hesapları ile Giderler Arasındaki Fark Nedir?

Borç hesapları, satıcılara ödenecek tutarları temsil eden bir yükümlülük hesabıdır. Giderler, işinizi yürütürken ortaya çıkan maliyetlerdir.

Bir fatura aldığınızda, bunu borçlar (yükümlülük) ve gider (gelir tablosu) olarak kaydedersiniz. Faturayı ödediğinizde, borçlar azalır ve nakit azalır, ancak gider zaten kaydedilmiştir.

Satıcılar hesabına kayıt için hangi belgeler gereklidir?

Satıcılar hesabına kayıtlarda gerekli belgeler şunlardır:

• Satıcı Faturaları – Ödeme talep eden faturalar
• Satın Alma Siparişleri – Mal/hizmet satın alma yetkiniz
• Teslim Alma Raporları – Teslim alınan mal/hizmetlerin onayı
• Satıcı Sözleşmeleri – Satıcı ilişkilerinin şart ve koşulları
• Ödeme Kayıtları – Çekler, banka havaleleri, ACH onayları
• Kredi Notları – Satıcılardan gelen düzeltmeler veya iadeler
• Satıcı Ekstreleri – Tedarikçilerden gelen aylık cari özetler

Borç Yönetimi Nedir?

Borç yönetimi, tedarikçi faturalarını ve ödemelerini verimli bir şekilde işlemek için tüm süreçleri ve kontrolleri kapsar. İyi bir borç yönetimi şunları içerir:

• Net onay iş akışları oluşturmak
• Tedarikçilerle uygun ödeme koşulları üzerinde anlaşmak
• Erken ödeme indirimlerinden yararlanmak
• Doğru satıcı kayıtlarının tutulması
• Çift ödemelerin ve dolandırıcılığın önlenmesi
• Nakit akışı zamanlamasının optimize edilmesi
• Güçlü satıcı ilişkileri kurulması
• Vergi düzenlemelerine uyumun sağlanması
• Karar verme için raporların oluşturulması

Etkili AP yönetimi, nakit akışını iyileştirir, maliyetleri azaltır ve tedarikçi ortaklıklarını güçlendirir.

Satıcılar hesaplarının takibi için hangi yazılımı kullanmalısınız?

Borç hesaplarının takibinde en yaygun kullanılan yazılım seçenekleri şunlardır:

• QuickBooks – Küçük işletmeler için popülerdir
• Xero – Bulut tabanlı muhasebe platformu
• NetSuite – Kurumsal kaynak planlama sistemi
• Bill.com – Özel AP otomasyon platformu
• SAP – Büyük işletmeler için çözüm
• FreshBooks – Hizmet işletmeleri için tasarlanmıştır
• Zoho Books – Uygun fiyatlı bulut muhasebesi
• Google Sheets ve Excel Şablonları – Yeni kurulan ve küçük işletmeler için elektronik tablo tabanlı takip

Doğru seçim, işletmenizin büyüklüğüne, bütçesine ve süreçlerinizin karmaşıklığına bağlıdır.

Satıcılar hesaplarındaki borçlarınızı ödemediğinizde ne olur?

Ödenecek hesapları zamanında ödememek şu sonuçlara yol açabilir:

• Gecikme ücreti ve faiz masrafları
• İşletmenizin kredi notunun düşmesi
• Tedarikçilerle ilişkilerin gerilmesi
• Erken ödeme indirimlerinin kaybı
• Tedarikçilerin ön ödeme veya nakit ödeme şartları talep etmesi
• Tedarik zincirinizin bozulması
• Satıcıların yasal işlem başlatması
• Gelecekte kredi almakta zorluk çekme
• İşletmenin itibarının zarar görmesi

Zamanında ödeme yapmak, operasyonel süreklilik ve işletmenin güvenilirliği için çok önemlidir.

Cari Mutabakatı Nedir?

Satıcılar hesaplarında cari mutabakatı, doğruluğu sağlamak için iç kayıtlarınızı satıcıların ekstreleriyle karşılaştırma işlemidir. Adımlar şunlardır:

• Söz konusu dönem için satıcı ekstrelerini alın
• Ekstre bakiyeleri ile karşılaştırın
• Uyuşmazlıkları belirleyin ve araştırın
• Tüm faturaların ve ödemelerin kaydedildiğini doğrulayın
• Eksik faturalar veya kaydedilmemiş krediler olup olmadığını kontrol edin
• Gerekirse kayıtlarınızı düzeltin
• Farklılıkları ve çözümleri belgelendirin

Düzenli mutabakat, hataları yakalar, mükerrer ödemeleri önler ve finansal kayıtlarınızın yükümlülükleri doğru bir şekilde yansıtmasını sağlar.

Satıcılar Hesabının Takibi için hangi uzmanlıklar gereklidir?

Borç takip uzmanları için temel beceriler şunlardır:

• Detaylara Dikkat – Fatura ve ödemeleri işlerken doğruluk çok önemlidir
• Sayısal Yetenek – Sayılar ve hesaplamalarla rahat çalışabilme
• Organizasyon – Birden fazla satıcıyı ve son teslim tarihini aynı anda yönetme
• Yazılım Yeterliliği – Muhasebe sistemleri ve elektronik tablolar hakkında bilgi sahibi olmak
• İletişim – Satıcılar ve iç paydaşlarla etkileşim kurmak
• Problem Çözme – Fatura tutarsızlıklarını ve ödeme sorunlarını çözmek
• Zaman Yönetimi – Ödeme son tarihlerini karşılamak için görevleri öncelik sırasına koymak
• Dürüstlük – Finansal işlemleri etik bir şekilde yürütmek
• Temel Muhasebe Bilgisi – Borç, alacak ve finansal tabloların anlaşılması